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How to Make Your Online Meetings Accessible for People with Disabilities
Matt Cherry, Director of Philanthropy at Ability Central
文/身障中心基金會會長，馬特·切里
翻譯／Ailun
四名美國成年人中，就有一名患有影響主要生活活動的失能。通常包含溝通障礙，如聽力與視覺能力喪失，感知能力失調，和口語表達障礙。多年來慢慢地推動的一些措施，將碰到溝通障礙的人納入到工作場所、學校和各項服務中，COVID (新冠肺炎病毒疾病)的大流行卻造成巨大的倒退。
讓溝通無障礙是身為一個非營利組織主要的使命 ，Ability Central (身障中心基金會)定期與失聰、失明、有感官處理問題或說話有困難的參與者舉行會議。我們的董事長是用腳趾頭在iPad平板上打字進行交流。COVID 疫情爆發後將會議轉移到線上面臨到許多挑戰。然而，經過一些調整，我們的線上會議現在都進展順利，每個人也都能夠充分參與。
並非每個非營利組織都直接接觸身心障礙者。但每個非營利組織都可以採取一些措施，確保身障者在線上會議同樣享有意見參與權和發言權。
疫情爆發引動的挑戰
在匆促將所有內容轉移到線上的過程中，許多溝通障礙的人被遺忘了。當老師們正忙著學習使用新的線上教學工具，身障學生經常被排除在外。視力喪失的年長者因無法順利操作線上點餐服務而無法取得食物。整個支援系統都失序了。
許多身心障礙者在疫情開始爆發後孤立無援，有時會帶來悲慘的後果。例如在美國，智力障礙是 COVID-19 診斷中最強的獨立風險因素，也是僅次於年長之外因 COVID死亡的風險因素。
然而，正如科技促使遠距教學，居家辦公和食物外送服務更加容易之時，科技也可以更輕易的將這群身障者包容進服務之中。
會議之前可以做哪些準備
首先，一個最基本的通則: 提前詢徵參與者怎樣進行最適合他們或是有什麼特殊需求。這包括事前詢問他們希望以何種格式接收素材，以及他們需要參加會議的那些部份。大多數障礙是不可見的——不要假設你知道誰需要幫助或他們想要什麼幫助。 輔助技術不斷發展，包括從將文本轉換為音頻的瑩幕閱讀器到由斯蒂芬霍金聞名的增強通信設備類型。 人們的需求可能會因每個會議而不同。
提前提供所有的素材。讓人們於會議開始前有充足的時間消化文件素材。您通過影片連結分享的精美幻燈片對於瑩幕閱讀器者是有障礙的。提早分享可被瀏覽的格式，將有益於每位與會者事前查看文件檔並準備他們的問題。
選擇大且清晰的字體。使用比一般文本稍大的普通字體。像 Arial 這樣大小為 14 字級(pt) 或更大的無襯線字體通常效果很好。全部大寫，底線，和斜體字 會增加文件的閱讀困難度。除非必要否則縮寫也應避免使用，又或是提供視覺外的提示也是很重要的。例如，您在內文中使用到超鏈結，對於那些可能不太容易區分顏色的讀者，除了使用高對比色以外，還可以將字體加粗或是增加底線強化。使用駝峰式大小寫來書寫網址或是標籤也有幫助，當書寫網址時使用 www.AbilityCentral.org 取代 www.abilitycentral.org. 。
保持簡單，不要浮華。投影片避免使用動態轉場、自動文字/影片滾屏，或圖像及其他裝飾。對於有視覺障礙的人和瑩幕閱讀器，這些裝飾會分散信息而不是增強信息。最重要的是，不要使用閃動的影像 : 每秒閃爍三次或更多次可能引發癲癇發作。
使用排版工具。好的排版可以顯示閱讀內容的順序以及各段落之間的關係。您用於文檔的程序已經具有強大的內置功能，可以使用標題、條列項目、列和您可能需要的一切來組織安排。運用格式化功能讓您的文件更容易被閱讀，例如 : 藉由使用副標題或是項目符號拆解較長的文本，但切記避免過度使用而造成反效果。避免使用“快速修復”，例如加額外的空格來調整對齊的方式或使用破折號代替項目符號。類似的快捷處理方式可能會混淆瑩幕閱讀器，而正確使用標題和列表將使他們能夠輕鬆瀏覽內容的各個部分。
運用高對比顏色。針對色盲或是其他閱讀障礙者，確保您選用的背景，文字，和外連結顏色有最佳的對比度。建議文本和背景的顏色對比度為 4.5:1，標題和背景的顏色對比度為 3:1。不知道如何做到這一點？別擔心，您的電腦可以處理。現今多數的文件處理程式都包含這類輔助工具。舉例，假設您經由微軟的辦公軟體套裝來創建一份文件，可以在內建的輔助工具檢查器中預覽的標籤下執行顏色校正 Word、Excel 和 PowerPoint 檔案文件以及進行其他改進建議。
為所有圖像增加標題。思考您是否真的需要放上照片或是其他圖片。如果是，那必須確保加上圖片的簡明描述讓看不清楚圖的人可以瀏覽。如果您的創作工具允許使用替換文字，您可以使用它代替標題。避免將文字與圖片重疊。不要使用圖像來傳達重要信息，除非您額外為那些看不到圖像的人提供替代方案。
現在您已經為包容性的會議準備好了需要的素材，讓我們看看您在活動期間需要做什麼。
會議中需要做什麼
使用電信公司提供的免費技術。視訊會議服務提供打電話加入的選項，在美國使用室內電話的人都有權獲得免費協助，以幫助解決通訊的問題。如果您有必須使用打字回覆的與會者，可以使用把文字轉換為語音的通訊協助。又或者有口說清晰障礙的人，他們則可以運用Revoicer，他們會重複說出較清晰的話語。請提早於會前告知您的與會者有這些選項。
使用頭戴式耳機和麥克風。使用內建有麥克風的頭戴式耳機，可以讓人們聽得更清楚同時便於生成字幕。也可以預防回音並且過濾掉背景環境的噪音。
遵守禮節並表達清晰。不插話打斷；使用舉手按鈕功能當您獲淮發言時記得介紹自己。講話慢一點，明確的敘述並點出重點。在句子間稍作停頓，讓翻譯和字幕同步跟上。視訊會議使會議進行變得更加容易，例如在人們取得發言許可前，控制與會全員靜音。 只要確保主持會議者知道如何使用系統。
如果可能，使用手語翻譯和字幕。加字幕，即時生成字幕（稱為 CART）一直都是最好的方式，但現在有 AI 人工智慧驅動的服務可以連接到視訊會議程序。 例如，Otter.ai 將每月免費提供最多 600 分鐘的轉錄。請提前讓人們知道哪些服務可用，哪些不可用。
盡量減少聊天。視訊會議中的聊天功能似乎是一種在不打擾演講者的情況下發表評論的好方法，但對於依賴瑩幕閱讀器的人來說，它可能非常有破壞性。提醒與會者謹慎使用聊天功能，如果需要用 — 例如: 共享資源 URLs — 儘量在會議開始或結束時分享 。
紀錄並共享會議。會議主持人在會議中先告知所有人，並在會議開始後按下視訊會議儀表板上的錄製按鈕就可以執行會議錄影功能。 同樣，您可以使用 AI 人工驅動的應用程序來轉錄討論，儘管它仍然需要人工校閱成果。 每個人都可以從收到完整的逐字稿和錄影而受益。
結論
聽起來很多，雖然有更多可以再延伸說明。但這一切都歸結為幾個基本原則如下：
1.詢問與會者的需要
2.清楚溝通且切中要點
3.使用既有的科技提供幫助
4.會議前後分享素材
5.保持體貼設想周到
要獲得更多有關可及性需求和工具的資源，包括幫助您使每次線上會議更流暢的清單，請查看我們的資源。
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